Ajajuhtimine personalijuhtidele

Uus aasta on hea aeg, et hakata oma tööd paremini organiseerima. Personalispetsialistidel on väga kiire ning selleks, et kõik vajalikud igapäevategevused ja tulevikku vaatavad projektid saaksid tehtud, on tarvis osata oma aega juhtida. 

Hea ajajuhtimise oskuse abil saavutad kontrolli oma aja ja stressi üle - sul on rohkem võimalusi teha tööl edusamme, reageerida üllatustele ja säilitada tervislik töö-eraelu tasakaal. Aeg on inimese kalleim vara.

Manchester Business School’i organisatsioonipsühholoogia professor Cary Cooperi sõnul on 21. sajandi töökoha ühed kõige suuremad segajad just nimelt mõtetute e-mailide saamine ja saatmine. HR magazine ja IBM viisid 2015. aastal läbi uuringu “The Reclaim your time”, kust tuli välja, et 34% personalispetsialistidest vaatavad oma e-kirju hommikul kohe pärast ärkamist. 38% võtavad igal õhtul kodus oma töökirjad lahti. Need on päris suured numbrid. “Kõige suuremad segajad tulevad sotsiaalmeediast ja avatud kontoritest,” sõnab Cooper.

34% personalispetsialistidest vaatavad oma e-kirju hommikul kohe pärast ärkamist.

HR magazine ja IBMi 2015. uuring “The Reclaim your time”

8 SAMMU, MIS AITAVAD PARENDADA SINU AJAJUHTIMIST:

1. Planeeri ette oma päev, nädal ja kuu
   Kui oled kord juba välja mõelnud ja kirja pannud, mis sind lähiajal ees ootab, on lihtsam prioritiseerida oma tegevusi, pidada kõikidest tähtaegadest kinni ja valmistuda kiireteks hetkedeks, mil tead, et võib tulla palju segajaid (nt telefonikõnesid, kohvile kutsuvaid töökaaslasi jne).
2. Pea to-do-nimekirja ja tõmba tehtud ülesanded nimekirjast maha
   • Pane hommikul või juba eelmisel õhtul kirja oma päeva tegevused ning sea prioriteedid.
   • Tee päeva alguses kohe ära päeva kõige tähtsamad tegevused. Eesti ajajuhtimise guru Ardo Reinsalu soovitab teha ka “konna söömist” ehk teha päeva alguses ära need tegevused, mida sa kardad / ei taha teha ja lükkad koguaeg edasi. Loogika on selles, et kui jääda neid n-ö konni edasi lükkama, ei saa sa päeva jooksul millelegi korralikult keskenduda ilma, et need konnad sul kuklas kummitaksid.
   • Koonda rutiinsed ülesanded ühtekokku ja tee need järjest ära.
   • Jaota suured ülesanded mitmeks väiksemaks.
   • Delegeeri, kui võimalik.
3. Eemalda segajad
   Kui sul on tarvis keskenduda oma kõige olulisemate eesmärkide täitmisele, sulge uks, pane telefon hääletuks ja võta tunnike-kaks, et keskenduda konkreetsele teemale. Segajad saavad oodata.
4. Hoidu pidevalt uute e-mailide lugemisest
   Kas oled vahel märganud, et oled n-ö voos, keskendunud millegi tegemisele ja sul on põnev, aga siis tuleb arvutiekraanile teade, et sulle on tulnud uus e-mail. Sa ei suuda vastu panna ja vajutad e-mailile ning eelmine (oluline) tegevus jääbki pooleli. Sissetulevad teavitused on suured segajad.
5. Suhtle silmast silma
   HR Magazine’i ja IBMi läbi viidud uuringust selgus, et pooled personalijuhtidest on aru saanud, et nende produktiivsus tõuseb, kui nad suhtlevad inimestega rohkem silmast silma ja vähem e-maili teel. 46% olid arvamusel, et kuigi e-mailid on kasulikud, võtavad nad vahel palju olulisematelt ülesannetelt aega ära.
6. Pane kirja juhend rutiinsete ülesannete täitmiseks
   Kui Sul on täpselt kirjas iga rutiinse ülesande täitmise juhend, läheb iga kord nende sooritamiseks palju vähem mõtlemist ja aega. Lisaks on kirjaliku juhendi olemasolu korral juba palju lihtsam oma ülesandeid teistele edasi delegeerida.
7. Tee pause
   Tõuse vähemalt iga u 50 minuti tagant korra püsti, kõnni paar sammu kontoris ringi või mine istu mõnda vaiksesse kohta ja sulge korraks oma silmad, lõõgastu. Kui tuled tagasi, oled palju värskem nii kehalt kui mõtetelt.
8. Töö ja eraelu tasakaal
   Ära lase eraelul segada oma tööd (ega ka vastupidi). Mõlema jaoks on oma kindel aeg Sinu päevas, seega ürita mitte mõelda eraelu mõtteid tööl ja töömõtteid kodus olles.

Milliseid nippe soovitad Sina teistele personalispetsialistidele? Anna meile teada tere@brandem.ee ja jaga oma häid nippe teistega.