6 soovitust uue töötaja tulemuslikkuse tõstmiseks

Artikli autoriks on personalikonsultant ja enesejuhtimise coach Birgit Jürgenson, kes viib 19. septembril läbi Brandemi koolitussarja esimest päeva "Eduka onboarding'u loomine organisatsioonis".

Esimesed kuud uues rollis on määrava tähtsusega nii töötaja kui ka ettevõtte jaoks. Uue töötaja sisseelamisest sõltub, kas ja kui kiiresti jõuab töötaja oma potentsiaali parima rakendamiseni ning kas ta näeb ennast ettevõttes ka pikemalt.

Tööandja seisukohast on sisseelamisprotsess oluline ka kulude vähendamiseks. Paavo Heil kirjutab Brandemi blogis, et töötajate asenduskulu läheb Eesti ettevõtetele aastas maksma vähemalt 2,26 miljardit eurot. Edukas onboarding aitab seda numbrit oluliselt vähendada, kahandades tööandja brändingu ja värbamiskulusid, koolituskulusid ja ka kaotatud võimaluste kulusid (kõik, mis jääb tegemata, sest uuel töötajal ei ole vajalikke teadmisi, oskusi, mõtteviisi, et efektiivselt tegutseda). 

Inglisekeelne sõna onboarding annab hästi edasi, et töötaja ja tööandja lähevad koos ühisele teekonnale. Esimesed kilomeetrid teekonnast määravad ühise suuna ka edasiseks. Käesolevas artiklis toon välja 6 soovitust, mis aitavad seda reisi edukalt alustada.

Onboarding ja Maslow vajaduste hierarhia

Selleks, et disainida onboarding mis töötaja vajadusi täidab, on oluline neid vajadusi esmalt mõista. Lähtun siinkohal A. Maslowi tuntud inimvajaduste hierarhiast, tööalases kontekstis:

• Füsioloogilised vajadused - füüsiline töökeskkond ja -tingimused (esimene tasand).
• Turvalisusvajadus - ettevõtte olukord ning ka töötaja roll selles on stabiilne, töötasu.
• Armastus- ja kuuluvusvajadus - aktsepteerimine kollektiivi poolt, head suhted.
• Tunnustus- ja saavutusvajadus - väljakutsed, tulemused, respekt teiste ja iseenda poolt, staatus.
• Eneseteostuse vajadus - tähenduslik töö, isiklik areng ja potentsiaali täielik rakendamine (kõrgeim tasand).

Iga järgneva soovituse puhul lisan, kuhu see tegevus Maslow süsteemis paigutub.

#1 Kommunikeerige selgelt ootuseid

Esimene üks-ühele kohtumine juhi ja tema uue tiimiliikme vahel võiks toimuda esimese paari päeva jooksul, et arutada läbi ootused ja eesmärgid katseaja perioodiks. Tundub lihtne samm, ent oma praktikast tean, et see kipub ununema. Samuti võiks juht võtta initsiatiivi ja küsida ootuseid endale - millist tuge ja suhtumist temalt oodatakse. Selguse mõttes on kasulik need ka omavahel kirja panna.

Maslow vajaduste hierarhias täidab ootuste läbi rääkimine turvalisusvajadust. See loob töötajale vundamendi - mida on vaja teha ja kuidas käituda, et antud rollis edukas olla. Teadmatus seevastu tekitab ebakindlust ja hirmu, mis omakorda pärsivad loovust, keskendumisvõimet ja produktiivsust.

#2 Andke regulaarselt tagasisidet ja tunnustust

Kui ootused on teada, on töötajal oluline mõista, kus ta hetkel nende suhtes asub - mis on hästi ja mis vajab arendamist. Hea viis selle tagamiseks on regulaarsed üks-ühele vestlused juhi ja töötaja vahel, mis võiks toimuda 2-3 korda kuus. Maslow hierarhias panustab see mitmesse vajadusse - turvalisus, tunnustus ja saavutus, eneseteostus.

Toon tunnustuse tagasisidest eraldi välja, sest seda kiputakse unustama ning keskendutakse vaid arendamist vajavatele asjadele. Gallupi uuringud näitavad selgelt, et sage tunnustus on töötaja emotsionaalse pühendumise jaoks ülioluline ja kasvatab ka eneseusku. Tsiteerides mitmete Eesti tipprestoranide juhti Rain Tungerit: “Tunnustus on heade tulemuste eeldus, mitte tagajärg".

#3 Aidake ettevõttes suhteid luua

Suhete võrgustiku loomine on ülioluline osa sisseelamisest, mis aitab tööd teha efektiivsemalt (tean kelle poole küsimustega pöörduda, kellega oluline koostööd teha jne) ja vajadusel saada ka emotsionaalset tuge. Tihtipeale eeldatakse et see juhtub iseenesest ning tõepoolest, ajapikku puutub uus töötaja erinevate kolleegidega kokku ja loob nendega vajalikud suhted. Ettevõte saab seda protsessi aga omalt poolt oluliselt kiirendada.

• Veenduge, et töötajal on esimesel nädalal iga päev lõunakaaslane, oma tiimist või mujalt.
• Tehke nimekiri kolleegidest, kellega oleks kasulik esimese kuu jooksul üks-ühele rääkida ja mis teemadel.
• Moodustage uutest töötajatest grupid, kellel on ühised onboarding'u koolitused, tutvumisüritused jmt.

Maslow püramiidis panustab suhete loomine turvatunde ja kuuluvusvajaduse täitmisse. 

#4 Kiirelt tegutsema - leidke stardiprojekt

Tiimides toimuva sisseelamisprotsessi arendamiseks tegime TransferWise’is üks-ühele vestluseid, kaasates viimase 6 kuu jooksul liitunud töötajaid. Üks läbivaid küsimusi oli seejuures: “Mis on aidanud sul siiani kõige rohkem enesekindlust kasvatada?". Avastasime, et uutele oli oluline kohe esimeste nädalate jooksul reaalselt midagi ära teha ja näha oma töö tulemust. 

Maslow vajaduste hierarhias täidab see eelkõige saavutus- ja tunnustusvajadust. Seega, selle asemel et keskenduda esimestel nädalatel vaid info edasi andmisele ja koolitustele, võiks uue töötaja juht leida mõne väikese mahuga stardiprojekti. Juhile annab see omakorda võimaluse varakult näha kuidas töötaja mõtleb ja tegutseb, anda tagasisidet ja aidata tal oma kursis parandusi teha. 

#5 Rääkige missioonist ja eesmärkidest

Tuntud lugu räägib sellest, kuidas USA president John F. Kennedy külastas 1961.aastal NASA peakorterit. Ta kohtas seal koristajat, tutvustas ennast talle ning küsis vastu, mis tööd tema seal teeb. Koristaja vastas selle peale: “Minu töö on aidata viia inimene kuu peale”.

Selleks, et näha oma tegevuses tähendust, ei pea olema sotsiaaltöötaja, õpetaja või keskkonnaaktivist - iga töö panustab millessegi olulisse. Hea onboarding aitab töötajal selle seose enda peas selgelt luua. 

TransferWise’is sidusime missioonist ja eesmärkidest rääkimise 3-päevase üldise onboarding’u kavasse ning kutsusime teemat edasi andma asutaja või mõne pikaajalise töötaja. Maslow püramiidist seostub antud teema eelkõige eneseteostuse vajadusega ja lisaks panustab kuuluvustunde tekkimisse (me koos töötame selle eesmärgi nimel). 

#6 Aidake ettevõtte kultuuri mõista

Ettevõtte kultuur hõlmab endas ühiseid väärtuseid, uskumusi, tavasid ja sümboleid.Ehk teisisõnu, kuidas me siin asju teeme. Selle tundmine aitab uut töötajat alates sellest, et ta saab aru vestlusest, kus kasutatakse ettevõtte sisemist slängi/lühendeid, kuni selliste küsimusteni, nagu kuidas siin otsuseid tehakse (mida tohin ise otsustada ja mida pean läbi rääkima), kui paindlik on tööaeg, kuidas suhtutakse eksimisse jne. Maslow vajaduste hierarhias täidab see turvalisuse- ja kuuluvusvajadust.

Paar praktilist nippi:

• Olge ausad. Kui räägite kultuuri ilusamaks kui see tegelikult on, siis on pettumus hiljem selle võrra suurem.
• Tutvustage väärtuseid läbi grupitöö, kaasake uusi töötajaid arutlema.
• Jälgige, et onboarding’u sisu ja vorm vastaks teie väärtustele (näiteks, kui küsimuste küsimine on julgustatud, ent koolitustel selleks aega jäetud ei ole, räägite iseendale vastu).

Kokkuvõtteks

Nutikalt planeeritud sisseelamisprotsess aitab kasvatada uute töötajate pühendumist ja produktiivsust ning vähendada ettevõttes voolavust ja kulusid. Sõltumata suurusest või eelarvest on mõned lihtsad tegevused, mida iga ettevõte saab selleks teha. Esimese sammuna valige näiteks paar eelpool toodud ideedest ning viige need ellu. 

Koostöös tööandja turundus- ja värbamisagentuuriga Brandem toimub 19.septembril koolitus, kus räägin pikemalt sellest, kuidas oma ettevõttes sisseelamisprotsess tipptasemele viia. Koolitusele saad registreerida SIIN.