Kuidas värbamisteenust edukalt mõõta?

Professionaalne värbamine on oluline eeldus ettevõtte edukaks toimimiseks – ainult õigete inimestega suudab ettevõte saavutada maksimaalse soovitud eesmärgi. Hetkel, mil tekib vajadus värbamiseks, tuleb ettevõtjal teha strateegiline valik: kas asuda õiget inimest ise otsima või kasutada selleks sisseostetud personaliotsingu teenust.

Ettevõtte jaoks on värbamisprotsessi eesmärk tihti väga kitsas – on vajadus leida lihtsalt inimene vakantsele ametikohale. Tegelikult on värbamisprojekti raames võimalik organisatsioonile luua palju rohkem lisandväärtust kui lihtsalt töötaja otsing. Otseselt rahas ja ajas mõõdetavatele tulemustele on ettevõtjale oluline värbamisprotsessist saadav kaudne kasu:

1. Kandideerija positiivne kogemus – värbamisprotsessi jooksul on kandidaatidele tagatud individuaalne tähelepanu, pidev suhtlus ning õigeaegne tagasiside. Kandideerija positiivne kogemus loob hea eelduse ettevõtte tulevaste vakantside täitmiseks.
2. Ettevõtte mainekujundus – tasub välja selgitada, mil määral tegeleb teenusepakkuja tööandja maine kujundamisega läbi värbamiskommunikatsiooni.

Värbamismõõdikute puhul ei ole olemas absoluutset tõde ega universaalset lahendust, kuna iga otsinguprotsess on unikaalne. Personalimaastik on muutumas üha analüütilisemaks ning seetõttu soovitame koostöös värbamispartneriga välja selgitada, milliseid värbamismõõdikuid projekti tulemuslikkuse hindamiseks kasutatakse ning kokkuvõtvas värbamisraportis kajastatakse.

Personaliteenuse sisseostmisel tuleb paratamatult mõelda kaasnevatele riskidele. Tihti on ettevõtjad skeptilised, et värbamisagentuur ei tunne organisatsiooni kultuuri ega mõista, milline töötaja töökeskkonda võiks sobituda. Kardetakse, et värbamispartneril on vähe teadmisi kliendi tegevusvaldkonnast või protsess võtab liiga kaua aega. Lisaks võib tekkida hirm, et ettevõttel kaob ülevaade kõikidest ametikohale kandideerinutest. Organisatsiooni ootuste teadvustamine on värbamispartneri jaoks kõige tähtsam kriteerium kvaliteetse teenuse pakkumisel. Vältimaks probleeme, tuleb ettevõttel värbamispartnerit valides ning koostööd alustades enda jaoks läbi mõelda tegurid, mille alusel mõõta partneri tulemuslikkust.

Meie hinnangul võib värbamisteenuse mõõdikud jaotada 3 suuremasse gruppi. Järgnevalt on Sulle välja toodud soovitused mõõdikute osas, mis aitavad värbamispartnerite kvaliteeti hinnata.

Mõõdikud potentsiaalse partneri valikuks:

1. Edukalt lõppenud värbamisprojektide arv – sama valdkonna värbamisprojektide läbiviimise kogemus ja projektide tulemuslikkus.
2. Referentsid ehk kliendibaas ning teenusepakkuja enda maine – ettevõtete arv, kes on partneri teenust kasutanud ning nende tagasiside ja soovitus. Lisaks võiks uurida püsikoostööd tegevate teenuseostjate arvu ja kaardistada potentsiaalse partneri enda mainet turul.
3. Garantiijuhtumite arv – teenusepakkuja poolt kandidaadile antud garantii realiseerumise põhjuseid on mitmeid, kuid läbipaistva koostöö tarbeks soovitame uurida partneri garantiitingumusi ning varasemaid garantiiprotsesside lahendusi.
4. Teenuse hind vs sisu – ajakava, protsessi ja etappide kirjeldus, garantiitingimused, kanalite valik, millised on otsingumeetodid, kuidas kujuneb nende tegurite põhjal hind ning mis eristab teistest teenusepakkujatest. Tänasel tööturul traditsioonilised meetodid ei tööta ning seetõttu tuleb aru saada, kuidas värbamispartner eristub oma värbamisprotsessis konkureerivatest teenusepakkujatest.

Kui värbamispartner valitud, tuleb Sul veenduda, et pakutud teenus on ka efektiivne. Kuidas? Anname Sulle siinkohal mõned suunised.

Mõõdikud partneri värbamisefektiivsuse hindamiseks:

1. Värbamiskampaania ulatus

   • Kasutatud kanalid koos lõpliku külastajate arvuga
   • Tööpakkumise nägemiste arv
   • Andmebaasidest otsitud kandidaatide arv
2. Kandidaatide valim
   • Kandideerijate arv
   • Läbiviidud intervjuude arv
   • Sobilike ehk profiilile vastavate kandidaatide arv
   • Tööpakkumisest loobujate määr ehk protsent kandidaatidest, kes loobuvad konkursist peale kandideerimisavalduse esitamist
   • Kandideerimise ja tööpakkumisest loobumise põhjused. Kas Sinu värbamispartner annab Sulle edasi kandidaatidelt saadud tagasiside? Kui jah, siis tegemist on suurepärase infoga organisatsioonile, et aru saada, kuidas tööandjat tööturul vastu võetakse ning milline maine on tööandjast kujunenud.

3. Värbamisprotsessi kestvus nädalates

Tasuvuse hindamisel tuleb aru saada, kuidas tööandjal on võimalik arvutada värbamisprojekti investeeringu tasuvust, võttes arvesse projekti läbiviimiseks kulunud aega, raha ning vakantse ametikoha tulusust ettevõttes.

Mõõdikud värbamisprojekti tasuvuse hindamiseks:

1. Organisatsiooni töötajate poolt võimalik kulutatav aeg värbamiseks vs sisseostetud teenuse osutamise aeg
2. Ametikoha tulusus vs värbamisprojekti maksumus

Selgitame lihtsa müügivaldkonna näite põhjal lahti, kuidas ettevõtjana ametikoha tulusust määrata:

• Müügiinimese aastane tööjõukulu ettevõtjale on 31 200 eurot.
• Müügiinimene toob ettevõttele aastas tulu 110 000 eurot.
• Keskmine tööpäevade arv aastas, võttes arvesse puhkust, kuid ilma haiguspäevade ja pühadeta – 230 päeva.

Ametikoha tulusus = aastane tulu – aastane palgakulu ehk 110 000 – 31 200 = 78 800 eurot aastas

Nüüd teisendame aastase ametikoha tulususe tööpäevadesse: 78 800/230= 342 eurot tööpäevas

Vakantse ametikoha tulusus arvutame ümber tööpäevasesse, mil positsioon on täitmata. Seejärel saame kõrvutada kahte rahalist faktorit – teenimata jäänud tulu ehk praeguse näite puhul 342 eurot tööpäevas ning otsinguprotsessiks kulunud summat. Oletame, et positsioon on täitmata 3 kuud. See tähendab saamata jäänud tulu 21 546 eurot, aga ka kaasnevaid lisakulusid tööde ümberjaotamisel ja iseenda töötunde, mida pead kulutama värbamisprotsessi läbiviimisele. Kas usud, et suudad täita vakantse ametikoha ise kiiremini, või teeb seda Sinu värbamispartner X summa eest ilma, et kaasneks alternatiivkulu?