Sisekommunikatsioonihäkid kriisiolukorras

Üks mu headest sõpradest ütles mulle kunagi, kui olin ülikooli viimasel aastal ääretult stressis ja hirmul tuleviku ees, et kui väljas valitseb torm, siis tähtis on enda sees säilitada sisemine rahu. Mul on rõõm tõdeda, et see universaalne nõu tuleb kasuks ka praegu ja eriti personalivaldkonnas, kus ettevõtete töötajad võivad end ebakindla ja aeg-ajalt ehk isegi üksikuna tunda. Olukorra leevendamiseks saab tugineda järgmisele kustumatule mõtteterale: „Ära kunagi lase heal kriisil raisku minna.“ Aitäh Churchill, sinu nõu tuleb kasuks sisekommunikatsiooniski. Just nüüd on parim aeg töötajatevahelise meeskonnavaimu kasvatamiseks, sest lõpuks oleme kõik eludega sarnases olukorras ja meil on ühine teema, mille peale ideid ja diskussioone üles ehitada. Järgnevalt toongi välja mõned toredad viisid, kuidas meeskonnavaimu kriisiolukorras elavdada ning aidata kõigil hoolimata väljas toimuvast tormist säilitada enda sisemine rahu.

 

Platvormi loomine

Alustame vundamendist – kõigepealt peab olemas olema keskkond, kus kõik töötajad (suurema ettevõtte puhul osakondade kaupa) omavahel suhelda saavad. Väiksemate tiimide puhul sobib selleks grupivestlus mõnel platvormil, mida tööandja kohaseks peab – Microsoft Teams, Skype, Whatsapp või Messenger. Suurema meeskonna jaoks sobib näiteks Facebooki grupp või intranetti spetsiaalselt loodud foorum. Seal toimetamise reeglid võiksid olla vähem formaalsed (st smailid on teretulnud ning populaarsemad slängisõnad samuti), et tekitada sõbralikku ja vaba õhkkonda.

Mis puudutab konkreetsete probleemide lahendamist, siis näiteks üks hea platvorm selleks on SpeakUp, mille abil saavad suuremate ettevõtete juhid oma töötajate käest küsimusi ja uusi ideid küsida. Rakendus annab võimaluse suurendada töötajate kaasamist olukordade muutmisse, mis omakorda tugevdab meeskonnavaimu.

 

Meediumid

Kui vundament on laotud, mõelgem meediumitele, mida kasutada – grupivestlused ja foorumid tunduvad pealtnäha tekstipõhised, aga iga suurem veebisirvija teab, et traditsioonilistele sõnadele on lisaks loodud kleebised, GIFid ning piltide, häälsõnumite ja videote saatmise funktsioonid. Ühtlasi võib eelnevas punktis loodud keskkond olla vaid koht, kuhu kõik tulevad kokku enda tegemisi jagama – tegevusi ise tehakse kuskil mujal.

 

Mida huvitavat siis oma töötajatele organiseerida?

 

Elementaarsed viisakused

Automaatsed „Tere!“ ja „Head aega“ käivad lahutamatult meiega kontorisse tulles ja sealt lahkudes igapäevaselt kaasas – miks neid siis kodukontorit pidades maha jätta? Alustage oma päeva tervitades kõiki oma töökaaslasi grupivestluse kaudu. Nii teavad teised, et oled oma päeva alustanud ja vajadusel olemas. Samuti annavad teiste tervitused sulle kindlustunde, et olenemata distantsist teete te siiski kõik koos ühe eesmärgi nimel tööd. Ka tööpäeva lõpus saatke vestlusesse lõbus lehvitamist kujutav GIF või „head õhtut!“. Nõnda saab säilitada kaks kärbest ühes purgis – ühtsustunde ja elementaarse viisakuse.

 

Ühtlasi saab sama lähenemist kasutada ka sünnipäevade ja teiste olulisemate tähtpäevade tähistamisel. Sel juhul võib julgesti aga kasutada kõigele lisaks videotervitusi. Kui meie värbajal Minna-Marial oli paar nädalat tagasi tööjuubel, saatsime talle kulleriga üllatuse ning video kujul enda õnnesoovid.

 

Videoväljakutsed

Selge see, et me kõik oleme hetkel samas situatsioonis, aga sellegipoolest on meie elud natukene erinevad. Esimene samm teineteisega tuttavamaks saada on enda kohta infot jagada – seda videoväljakutse endast kujutabki. Meie tegime enda esimesel kodukontorinädalal eelnimetatud tegevust ühise pealkirjaga BRANDEMpaatia (Brandem + empaatia), kus igaüks meist tegi ühel päeval video oma kodukontori elust ja rääkis, mis tunded teda valdavad, millega ta vabal ajal tegeleb ning video lõpus nomineeris järgmise inimese, kellel oli 24 tundi aega enda oma teha. Nii saime parema ettekujutluse, millega meeskonnaliikmed igapäevaselt tegelevad ja seeläbi motivatsiooni jõudsalt edasi tegutseda.

 

Kodukontori bingo

Kriisiolukorras on vaja end tegutsemas hoida, et ei tekiks igavust ja nelja seina vahel kinni olemise tunnet, mis pärsib mõtlemist ja produktiivsust. Lahendus? Kodukontori bingo! Kes poleks seda kerget hasartmängu kas siis väiksena oma vanaemaga või hiljem koos (laste)lastega mänginud? Vaid väikese loomingulise vaevaga saab selle kontseptsiooni kodukontori raamidesse kohandada. Siin on näide meie tehtud variandist:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Nagu pildilt näha, tuleb ruutudesse numbrite asemel lisada tegevused, mida töötajad teatud ajaperioodi jooksul teha saavad. Kui tegevus tehtud, võib vastavasse kasti risti peale tõmmata. Mõne ülesandega võib kaasas olla klausel, et kui see on tehtud, peab tulemusest pilti tegema ja seda teistega jagama – nii saavad tiimiliikmed üksteist motiveerida ja teineteise saavutuste üle rõõmu tunda.

Ülesannete väljamõtlemisega olge julged ja loovad, osa neist ei pea isegi tööga seotud olema. Meie näiteks lisasime ülesande „õppisin midagi täiesti ebapraktilist, aga ülilahedat“ – tänu sellele oskan ma nüüd näiteks rulluiskudel keerutada.

Ühtlasi ole julge ja kaasa enda tegemistesse ka toredaid koostööpartnereid ning kutsu nemadki üles bingost oma versiooni looma. Meie väljakutse võttis vastu Grant Thornton, kes omakorda andis teatepulga edasi SOLile.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kujundjalutamine

Peaaegu igaüks meist käib vähemalt korra päevas jalutamas – see on eelkõige tervislik ja ka praeguses eriolukorras igati lubatud. Aga kui palju kordi sinu töötajad ikka ühte ja sama ringi jalutavad? Palu neil võtta lahti Google Maps ja panna enda kujutlusvõime tööle – milliseid kujundeid saavad nad luua, vaadeldes enda kodukoha tänavarägastikku? Planeerige veidi, haarake endaga kaasa seade, millel on GPS (telefon, spordikell, päris GPS seade?) ning jalutage tänavatel, kus te võib-olla juba aastaid käinud pole. See, kes nädala pärast kõige ilusama kujundi jalutanud on, võidab auhinna. Mina olen isiklikult siiani jalutanud liblika, elevandi ja nahkhiire:

 

Niisiis, olgugi et füüsiline distants on hetkel tiimiliikmete vahel suur, siis seda tõsiasja aitab leevendada emotsionaalse distantsi vähendamine näiteks just nendesamade ülaltoodud häkkide abil. Kodukontorites töötades on tiimi- ja 1:1 koosolekud olulisemad kui kunagi varem, sest suheldes tekib positiivne emotsioon, mis paneb tegutsema. Seega ärge laske raisku head kriisi, säilitage enda sisemine rahu ja tooge ühiselt naeratus nii enda kui oma töökaaslaste näole!