Töötaja onboarding kaugtöö ajal: nippe ja praktikaid

Selle artikli autor on Brandemi koostööpartner Birgit Jürgenson.

 

Viimastel kuudel on paljud ettevõtted viinud oma tegevuse kas osaliselt või täielikult virtuaalseks. Kontorid on suletud ja ka uusi töötajaid tuleb värvata ja sisse elatada vaid digitaalseid lahendusi kasutades. Kuidas seda edukalt teha? Mis varasemaga võrreldes muutub?

 

Sisseelamisprotsessi eesmärk jääb ka kaugtöö puhul samaks - et uus töötaja saaks võimalikult kiiresti iseseisvaks, produktiivseks ja pühendunuks. Suures pildis jääb samaks ka sisu (teadmised, oskused, mida omandada). Küll aga muutuvad mõned tegevused varasemast veelgi olulisemaks ja vajavad teadlikku panustamist.  

 

Käesolevast artiklist leiate nelja alateema lõikes ideid uue töötaja edukaks onboarding’uks kaugtöö ajal - nii minu enda kogemusest kui ka teistest ettevõtetest, kes on viimastel kuudel uusi töötajaid vastu võtnud.

 

Soovid end onboarding'u teemadega kursis hoida? Jäta meile oma kontaktid siin.

 

 

#1 Iseseisvus ja oma kogemuse eest vastutuse võtmine 

Kontoris, kolleegidest ümbritsetuna on lihtsam hoida distsipliini ja luua produktiivset päevarütmi. Kaugtööl olles on oluline, et töötaja oleks oma kogemuses “juhiistmel”, võtaks vastutuse enda sisseelamise kogemuse eest - küsiks küsimusi, väljendaks mida ta vajab, võtaks initsiatiivi tegutsemisel. Tööandja roll on aidata töötajal arendada iseseisvaks tegutsemiseks vajalikku mõtteviisi ja oskuseid. Ideid praktikast:

 

1. Juht koostab esimesteks nädalateks põhjaliku sisseelamise kava, mille abil saab töötaja oma päevi organiseerida. Seda on kasulik jagada esimesel tööpäeval ning eesmärk on anda selge ja terviklik pilt esimeste nädalate ootustest, tegevustest ning katseaja lõpuks oodatavatest tulemustest. Eriti esimesel paaril nädalal on töötajal sellisest põhjalikust struktuurist palju tuge. Jooksvalt tegevusi “tehtuks” märkides saab ta ka väikeseid eduelamusi ja progressi tunde. Kui siiani olete seda teinud vabas vormis ja suuliselt, siis nüüd on kirja panemine senisest olulisem (sobib lihtne Wordi dokument). Ning kui uusi töötajaid tuleb mitmeid ja pidevalt, kaaluge iseseisva töö osa automatiseerimist - selleks sobib Trello või spetsiaalne onboarding’ut toetav veebikeskkond/personaliprogrammi lisatud täiendus. 

2. Esimesel 1-1 vestlusel räägivad juht ja uus töötaja läbi kaugtööga seotud võimalikud väljakutsed ning ideed nendega toimetulekuks. Soovitan juhil läheneda läbi küsimuste - coach’iv stiil aitab töötajal ise lahendusi leida ning ka tegutsemise eest vastutust võtta. Näiteks: Kuidas sa tavaliselt enda päeva organiseerid? Mis aitab sul head töörütmi hoida? Milliseid väljakutseid võib kodust töötades tekkida? Millist tuge minult selle osas vajad/kuidas saan sind toetada? Järgnevatel 1-1 kohtumistel võiks aeg-ajalt taas teema tõstatada ning väljakutsetele (kui neid on) koos lahendusi leida.

3. Oluline ettevõttega seonduv info on ühes kohas kirjas. Ehk teisisõnu - andke kala asemel õng - koht, kust infot leida ning oskus seda keskkonda kasutada. Täiendage ettevõtte intraneti keskkonda uuele töötajale vajaliku teabega. Jälgige, et info ettevõtte struktuuri, töötajate, väärtuste, eesmärkide, varasemate tulemuste, partnerite, töötaja soodustuste info, juhi rolli kirjeldus, 1-1 vestluste head tavad, puhkuste ja haiguslehtede võtmise süsteemi jmt kohta oleks uuendatud. Eesti ettevõtete praktikas on kasutusel näiteks Confluence ja Notion.

4. Uuel töötajal on kindel mentor/tugiisik. Kontoris olles on lihtsam nö üle laua jooksvaid küsimusi esitada, kaugtöö puhul ei ole see võimalik. Üks kindel inimene, kellelt alati julgelt küsida, on suureks toeks ja aitab kiiremini iseseisvalt tegutsema hakata. Töö iseloomust tulenevalt võib see inimene ka mingeid töö osasid ette näidata, juhendada või võtta uue töötaja endale “töövarjutajaks" (nt tootmisvaldkonna rollid). Kui juht on kättesaadav (ei ole väga kiire aeg, puhkusel vmt), võib ta seda rolli kanda ise.

 

#2 Läbipaistev kommunikatsioon igal tasandil

Üks meie baasvajadusi inimestena on turvatunne. Uus töötaja tunneb ennast tihtipeale ka tavaoludes ebakindlalt ning kaugtöö puhul on vahetut tagasisidet raskem saada. Eriti praegusel ajal, kui muutuseid ja teadmatust on kõikjal palju ning näost-näkku suhtlust vähe, saab tööandja omalt poolt turvatunnet suurendada võimalikult läbipaistva kommunikatsiooniga. Kui on ebaselgus, täidab töötaja “infoaugud” ise oletuste ja lugudega, mis kipuvad olema reaalsusest negatiivsemad. Näiteid praktikast:

 

Organisatsiooni teemad  - "kuidas meil ettevõttena läheb?”. 

1. Korra nädalas või üle nädala toimub ettevõtte-ülene infotund, kuhu on kutsutud kõik töötajad. See võiks sisaldada mõnda kõigile olulist teemat ning juhtkonna tasandilt antud ülevaadet ettevõtte majanduslikust olukorrast, viimastest otsustest ja lähiaja plaanidest. Samuti avatud küsimuste ja vastuste aega.

2. Juht jagab talle teada olevat organisatsiooni tasandi infot ning vastab oma meeskonnas olevate töötajate küsimustele regulaarselt tiimikoosolekul või 1-1 vestlustel.

3. Rasketest teemadest räägitakse avatult, sh kui mitmeid töötajaid ootab või on juba tabanud koondamine. Hea näide sellisest kommunikatsioonist tuli hiljuti AirBnB tegevjuhilt Brian Chesky’lt.

4. Asutaja/tegevjuht teeb tutvumiskõne uue töötajaga. See annab töötajale märku, et teda väärtustatakse ning võimaldab küsida organisatsiooni tasandil küsimusi, millele otsene juht ehk vastata ei saa või ei oska. Tippjuhi aja säästmiseks koondage näiteks viimase paari kuu uued liitujad ühiseks kõneks kokku.

 

Uue töötaja käekäik - "kuidas mul uue töötajana läheb?”

1. Esimesel 1-1 vestlusel räägivad juht ja töötaja läbi ootused, nii tulemuste osas (mida teha/saavutada katseaja lõpuks), kui ka kultuurilis-käitumuslikud (kuidas teha - meie väärtused ja koostöö põhimõtted). Sellelt “vundamendilt” on edaspidi tagasisides lähtuda ning samuti annab see selgus töötajale endale võimaluse oma progressi jälgida.

2. Pidev tagasiside! Kui veel pole juhil regulaarsete 1-1 vestluste harjumust tekkinud, on nüüd selleks hea aeg - need vestlused (kuid mitte ainult) on tagasiside andmiseks hea keskkond. Erinevad uuringud näitavad, et selleks, et suhe (nii tööalane kui eraeluline) oleks toimiv, peaks positiivse-kriitilise tagasiside suhe olema 5:1, positiivse kasuks. See aitab kasvatada ka kindlustunnet, mis uues rollis oleval töötajal alguses kõigub.

#3 Tähenduslike suhete ja kuuluvustunde loomine

Esimestel nädalatel võiks uus töötaja tutvuda tema rolliks olulisemate kolleegidega. Kaugtöö puhul jäävad sotsiaalsemat-isiklikumat laadi “kohvinurga vestlused” ära. Selline inimlik kontakt ja tööalaste teemade raamist laiemalt tutvumine aitab luua kuuluvustunnet ja sügavamat usaldust ning kaugtöö ajal tuleb selleks leida alternatiive. 

 

Näiteid praktikatest:

1. Virtuaalne kohvipaus paarides/kolmikutes korra või paar nädalas - tööalastest teemadest rääkimine keelatud või lubatud ainult nt esimesed 10 minutit. Esimestel kordadel võiks korraldada juht, edaspidi töötaja ise. 

2. Ühine tiimilõuna esmaspäeviti - sotsialiseerumine, tööst ei räägi. Võimalusel kaasake uus töötaja sinna juba enne esimest tööpäeva! Võib olla vabas vormis või juht valmistab ette 1-2 sisulist küsimust, millel arutleda. 

3. 1-1 vestlused juhi ja töötaja vahel sisaldavad lisaks jooksvatele teemadele ka küsimusi, mis aitavad üksteist paremini tundma õppida, näiteks: “Mida su eelnevad juhid on hästi teinud, mida mina võiksin ka teha? Mida võiksin vältida?". Siit leiate 6 head näidisküsimust (inglise keeles). 

4. Koostöö projekt mõne kolleegiga - võimalus uuel töötajal midagi praktilist tööalaselt ära teha ning seejuures saab koostöö kogemuse ja loob usaldusliku suhte mõne töökaaslasega.

5. “Õpime koos" akadeemia - korra või paar kuus võtke 1 tund, kus mõni kolleeg räägib teistele endale huvitavast teemast/hobist (igapäevase tööga mitteseonduv). Julgustage uut töötajat juba esimesel kuul sellises vormis mõnda endale huvipakkuvat teemat jagama 

6. Kui uusi töötajaid on mõne kuu lõikes mitmeid, lisage nad ühte vestlusgruppi, korraldage nt ühine virtuaallõuna

 

#4 Koolitused ja infosessioonid interaktiivseteks “õpiampsudeks”

Siiani on paljud ettevõtted sisseelamisprotsessi ühe osana viinud läbi uue töötaja päevi (keskmiselt 1-3 päeva), mille raames räägitakse ettevõtte suure pildi teemadest ja organisatsioonikultuurist ning tutvustatakse erinevaid meeskondi. Samuti on paljudel uutel töötajatel vaja läbida rolliks vajalikke koolitusi.

 

Kaugtöö puhul on koolitused ja infopäevad kasulik teha väiksemateks “ampsudeks". Seeläbi on üle videokõne lihtsam inimesi kaasata ning nende tähelepanu hoida. Täispikkade Zoomi-päevade puhul võib muidu tekkida nö “tuletõrjevoolikust joomise efekt”, kus ühest hetkest alates kuulajad enam ei suuda uut infot vastu võtta, tekib üleküllus. 

 

Mõned praktikad, kuidas õppimist efektiivselt korraldada: 

1. Alustage vara - kui vähegi võimalik, siis juba enne esimest tööpäeva. Saatke töötajale isiklikule e-mailile lugemismaterjali või videosid, mille ta saab läbi vaadata, võimalusel andke ligipääs ettevõtte intranetile viidetega konkreetsetele teemadele. See vähendab hilisemat õppemahtu.

2. Lühikesed videokoolitused ettevõtte intraneti (või e-õppe platvormile). Kui uusi liitujaid on mitmeid, siis aitab see oluliselt säästa aega ning võimaldab töötajal saada vajalik info kätte talle sobival hetkel

3. Täispikkade õppepäevade asemel proovige 3-4 tunniseid päevi, kus iga 1-1,5 tunni järel on väike paus

4. Vaadake infosessioonide ja koolituste sisu üle ning tehke see võimalikult interaktiivseks - grupiarutelud, mängud, väikesed kaasavad elemendid näiteks küsitlusele vastamine, chat’i oma küsimuste postitamine, ideede visualiseerimine jmt.

 

Programmidest on abiks:

• Mural - grupitööde läbi viimiseks, ideede visualiseerimiseks (mõttekaardid, post-it paberitega ajurünnakud jmt). Samuti võimaldab nt teemade kaupa luua “tahvlid”, kuhu uued töötajad saavad koolituste vahepeal oma küsimusi postitada. Tasuta prooviperiood hetkel 90 päeva.

• Mentimeter - küsitluste (poll) koostamiseks, osalejate arvamuse ja tagasiside küsimiseks kõne ajal. Pakkumisel tasuta lahendus ning tasuta 14-päevase prooviversiooniga “pro” lahendus.

• Kahoot - võimaldab korraldada viktoriine, teste, küsitlusi. Tasuta prooviperiood 7 päeva.

• Videokõnede platvormidest - Zoom’i üks eelis mitmete teiste ees on see, et kõik osalejad saavad kõnes olles korraga üksteist näha (valige “Gallery view” vaade). See aitab kaasatust ja tähelepanu hoida. Samuti saab Zoomis kiiresti ja paindlikult moodustada väikeseid gruppe aruteludeks/rollimängudeks jmt.

Kokkuvõtteks

Uues rollis alustamisega kaasneb töötaja jaoks segu erinevatest emotsioonidest - põnevus, elevus, uudishimu, ebakindlus, ehk ka ärevus või hirm. Kaugtööle ümber lülitumine, eriti ajal kui teadmatust on ettevõtetes ja ühiskonnas tervikuna palju, vajab muude protsesside seas ka uue töötaja onboarding’u kohandamist. Märksõnadeks võiks olla: iseseisvus ja vastutus, läbipaistvus, tähenduslikud suhted, interaktiivsed õpiampsud. Soovitan alustada mõne lihtsasti teostatava ideega, sellest õppida ning siis tasapisi seda “lumepalli” kasvatada. 

 

Julget katsetamist!

 

Lõpetuseks suur tänu: Mihkel Joasoo (Tele2), Kairi Pauskar (Salv Technologies), Henri Lempu (TransferWise), Eveli Punnison (Enics Eesti) ja Diana Kägo (Omniva), et oma kogemust jagasite ja käesolevasse artiklisse panustasite. 

 

Soovid ka edaspidi infot onboarding'u teemadel? Pane end kirja siin.

 

Birgit on personalikonsultant ja enesejuhtimise coach. Tema uute töötajatega tegelemise kogemus tuleb TransferWise’i onboarding’u süsteemi arendamisest ja läbiviimisest aastatel 2015-2018. Birgiti tegemiste kohta leiab rohkem infot kodulehelt www.birgitjurgenson.com